Der erste Nullbeleg ist der Startbeleg bei Aktivierung der RKSV-Kasse. Er muss 7 Jahre aufbewahrt werden. Weitere Nullbelege sind die Monats- und Jahresbelege.
Zu jedem Monatswechsel muss ein Monatsbeleg gesichert werden. Der Monatsbeleg ist dabei der letzte Beleg im alten Monat, er wird somit nach dem gesamten Kassenabschluss am letzten Tag des Monats im Journal unter Daten – RKSV – Monatsbeleg gedruckt bzw. gesichert. Im Journal wird darauf ein Nullbeleg generiert mit der Journal-Notiz Monatsbeleg_Monat_Jahr. Hier kann der Beleg auch jederzeit als Original bzw. als Kopie gedruckt werden.
Zum Jahreswechsel wird neben dem Monatsbeleg auch ein Jahresbeleg erzeugt. Dieser muss ausgedruckt und wie der Startbeleg ebenfalls 7 Jahre aufbewahrt werden. Dasselbe gilt für den Schlussbeleg, der bei der Außerbetriebnahme der Registrierkasse generiert wird.
Nullbelege können jederzeit im Journal unter Daten – RKSV – Nullbeleg gedruckt werden. Der Finanzprüfer kann so einen Nullbeleg bei der Prüfung verlangen.
Da das Thermopapier von Quittungsdruckern bei Licht ausbleicht, ist es wichtig, die Belege dunkel zu lagern und eventuell eine Kopie des Belegs zu machen.
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