Wie erstelle ich Dokumente/Verträge für meine Mitarbeiter?

Voraussetzung: Version 2021.16.0

Es können verschiedene Dokumente für Mitarbeiter generiert werden wie z.B. Dienstverträge, Arbeitsbestätigungen oder sonstige Dokumente. Als Grundlage dafür dient immer ein Worddokument, das individuell befüllt werden kann. Beim Template erstellen werden die Platzhalter eingefügt, die später die Daten der Mitarbeiter automatisch ausfüllen.

1. Template erstellen

Als Grundlage für das Erstellen eines Dokumentes/Vertrages brauchst du immer eine Worddatei. In dieser werden dann die gewünschten Felder, die später durch Daten aus dem WS Sports ersetzt werden sollen, mit Platzhaltern ersetzt. 

Im Word Dokument markierst du zuerst die erste Textstelle, die automatisch ausgefüllt werden soll (z.B. Vorname des Mitarbeiters).

Danach auf den Reiter Einfügen -> Schnellbausteine -> Feld... klicken.

Du wählst DocProperty beim Feldname, bei den Eigenschaften Author und dann OK.

Mit einem Klick auf OK wird das Feld hinzugefügt. Dieses hat dann das Format { DOCPROPERTY Author \* MERGEFORMAT }. Wenn es nicht in diesem Format angezeigt wird, die Tasten ALT + F9 gleichzeitig drücken.

Dieses Feld kannst jetzt bearbeiten. Hier dann zunächst das \* MERGEFORMAT rausnehmen, dann haben wir: { DOCPROPERTY Author }.

Jetzt kannst du die Bezeichnung Author durch den Name des richtigen Datenbankfeldes ersetzen.

Die Datenbankfelder findest du am Ende der Anleitung!

Wenn du das erste DocProperty Feld im Dokument angepasst hast, kannst du es für die anderen Felder kopieren und an den gewünschten Stellen wieder einfügen. Hier änderst du dann einfach den Name des Datenbankfeldes (Datenbankfelder siehe unten).

2. Dokumente/Verträge in WS Sports importieren

Unter Adressen -> Skilehrer findest du im Menü oben nun unter "Verwaltung" den Menüpunkt "Verträge".

Im Dialog kannst du zuerst die Sprache auswählen die das Dokument hat, und im mittleren Feld vergibst du einen Namen für das Dokument bzw. für den Vertrag (z.B. Dienstvertrag 2021 DE).

Im dritten Feld kannst du jetzt die vorbereitete Word Vorlage auswählen (Achtung: Vorlage darf nicht in Word geöffnet sein im Hintergrund)

Mit einem Klick auf "OK" wird die Vorlage in der Datenbank abgelegt.

Wenn sich das Dokument im Nachhinein verändert, kannst du einfach die Word Vorlage wieder anpassen und dann das Dokument noch einmal neu hochladen im bestehenden Eintrag.

3. Dokumente/Verträge an Mitarbeiter versenden oder drucken

Die Dokumente kannst du entweder an die Mitarbeiter versenden oder ausdrucken.

Vertrag drucken

• Alle betroffenen Skilehrer auswählen und mit F10 einschränken
• Auf Verwaltung > Verträge > Vertrag drucken klicken
• Die gewünschte Vorlage auswählen
• Den gewünschten Drucker auswählen (sofern der Standard A4 Drucker nicht passt)

Vertrag verschicken

• Alle betroffenen Skilehrer auswählen und mit F10 einschränken
• Auf Verwaltung > Verträge > Vertrag verschicken klicken
• Die gewünschte Vorlage auswählen
• Es wird für jeden Skilehrer mit verfügbarem Dienstvertrag ein Mail Fenster geöffnet und der Dienstvertrag kann verschickt werden.

4. Platzhalter WS Sports

Folgende Felder aus dem WS Sports können im Word Dokument als Platzhalter eingefügt werden verwendet werden (siehe Punkt 1 Anleitung):

Datenbankfeld	Beschreibung
SL_ID	Skilehrer ID
VNAME	Vorname
NNAME	Nachname
SL_NAME	Vor- & Nachname
GEBDAT	Geburtsdatum
KATEGORIE	Kategorie
SEX	Geschlecht
ANREDE_KURZ	Anrede (z.B. Herr/Lieber)
ANREDE_LANG	Anrede (z.B. Sehr geehrter Herr)
ADRESSE	Adresse
PLZ	PLZ
ORT	Ort
TEL_PRIV	Telefonnummer
TEL_MOBIL	Mobilnummer
EMAIL	Emailadresse
S_ADRESSE	alternative Adresse
S_PLZ	alternative PLZ
S_ORT	alternativer Ort
S_TEL_PRIV	alternative Telefonnummer
S_TEL_MOBIL	alternative Mobilnummer
S_EMAIL	alternative Email
SV_NR	Sozialversicherungsnummer
SL_ALTER	Skilehrer Alter
KATEGORIE_NAME	Kategorie
KTO_NR	Kontonummer
BLZ	BIC
BANK	Bankname
GEHALT1	Gehalt
GEHALT2	Gehalt
GEHALT3	Gehalt
REQUEST	Request
BEMERKUNG	Bemerkung
PROFILKEY	Profil
PROFILSTR	Profil
BILD	Bild
RANG	Rang
BENACHRICHTIGUNG	Benachrichtigung
STATUS	Status
ANZEIGE	Anzeige
TITEL	Titel
FAMSTAND	Familienstand
GEMELDET_ALS	angemeldet als
ANGESTELLT_SEIT	angestellt seit
ABGEMELDET_AM	angemeldet am
FAX	Fax
URL	URL
TEL_FIRMA	Telefon Firma
FELD1	frei definiertes Feld 1
FELD2	frei definiertes Feld 2
FELD3	frei definiertes Feld 3
FELD4	frei definiertes Feld 4
FELD5	frei definiertes Feld 5
FELD6	frei definiertes Feld 6
FELD7	frei definiertes Feld 7
FELD8	frei definiertes Feld 8
FELD9	frei definiertes Feld 9
FELD10	frei definiertes Feld 10
FELD11	frei definiertes Feld 11
FELD12	frei definiertes Feld 12
FELD13	frei definiertes Feld 13
FELD14	frei definiertes Feld 14
FELD15	frei definiertes Feld 15
FELD16	frei definiertes Feld 16
FELD17	frei definiertes Feld 17
FELD18	frei definiertes Feld 18
FELD19	frei definiertes Feld 19
FELD20	frei definiertes Feld 20
FELD21	frei definiertes Feld 21
FELD22	frei definiertes Feld 22
FELD23	frei definiertes Feld 23
FELD24	frei definiertes Feld 24
FELD25	frei definiertes Feld 25
FELD26	frei definiertes Feld 26
FELD27	frei definiertes Feld 27
FELD28	frei definiertes Feld 28
CHECKBOX1	Checkbox 1
CHECKBOX2	Checkbox 2
CHECKBOX3	Checkbox 3
CHECKBOX4	Checkbox 4
CHECKBOX5	Checkbox 5
CHECKBOX6	Checkbox 6
CHECKBOX7	Checkbox 7
CHECKBOX8	Checkbox 8
CHECKBOX9	Checkbox 9
CHECKBOX10	Checkbox 10
CHECKBOX11	Checkbox 11
CHECKBOX12	Checkbox 12
CHECKBOX13	Checkbox 13
CHECKBOX14	Checkbox 14
CHECKBOX15	Checkbox 15
CHECKBOX16	Checkbox 16
CHECKBOX17	Checkbox 17
CHECKBOX18	Checkbox 18
CHECKBOX19	Checkbox 19
CHECKBOX20	Checkbox 20
CHECKBOX21	Checkbox 21
CHECKBOX22	Checkbox 22
CHECKBOX23	Checkbox 23
CHECKBOX24	Checkbox 24
CHECKBOX25	Checkbox 25
CHECKBOX26	Checkbox 26
CHECKBOX27	Checkbox 27
CHECKBOX28	Checkbox 28
CHECKBOX29	Checkbox 29
CHECKBOX30	Checkbox 30
CHECKBOX31	Checkbox 31
CHECKBOX32	Checkbox 32
CHECKBOX33	Checkbox 33
CHECKBOX34	Checkbox 34
CHECKBOX35	Checkbox 35
CHECKBOX36	Checkbox 36
CHECKBOX37	Checkbox 37
CHECKBOX38	Checkbox 38
CHECKBOX39	Checkbox 39
CHECKBOX40	Checkbox 40
CHECKBOX41	Checkbox 41
CHECKBOX42	Checkbox 42
MATCH_NAME	Name
NUMMER	Nummer
AKTIV	aktiv
UID	UID
INTERNET	Internet
HINT	Bemerkung
MATCH_MOBIL	Mobil
NICKNAME	Nickname
USERNAME	Benutzername
PWD	Passwort
FILIALE	Filiale
DISPO	Diposition
BERUF	Beruf
MEMO	Bemerkung
RELIGION	Religion
GEBOREN_NAME	Geburtsname
GEBURTSORT	Geburtsort
STAATENCODE	Staat
ID_GLIEDSTAAT	Mitgliedstaar
S_STAATENCODE	Staatencode
STAATSBUERGERSCHAFTSCODE	Staatsbürgerschaftscode
ONLINE_DESK	Onlinedesk Buchung
ID_TEILNEHMER	ID Teilnehmer
DEUTSCH_KENNTNISSE	deutsch Kentnisse
SPRACHE_DEUTSCH	spricht deutsch?
FREMDSPRACHEN	Fremdsprachen
REISEPASS	Reisepass
BEHOERDE	BEhörde
AUSSTELLUNGSDATUM_REISEPASS	Ausstellungsdatum
EU_REISEPASS	Eu Reisepass
GS_ANREISE	Saisonszeiten Anreise
GS_VON	Saisonszeiten
GS_BIS	Saisonszeiten
GS_UNTERKUNFT	Saisonszeiten
WEIHN_ANREISE	Weihnachten
WEIHN_VON	Weihnachten
WEIHN_BIS	Weihnachten
WEIHN_UNTERKUNFT	Weihnachten
FEB_ANREISE	Februar
FEB_VON	Februar
FEB_BIS	Februar
FEB_UNTERKUNFT	Februar
OSTERN_ANREISE	Ostern
OSTERN_VON	Ostern
OSTERN_BIS	Ostern
OSTERN_UNTERKUNFT	Ostern
SONST_ANREISE	Sonstige
SONST_VON	Sonstige
SONST_BIS	Sonstige
SONST_UNTERKUNFT	Sonstige
AUSBILDUNG	Ausbildung
ERFAHRUNG	Erfahrung
BEURTEILUNG	Beurteilung
EREIGNISSE	Ereignisse
AUSRUESTUNG	Ausrüstung
STUNDENSATZ	Stundensatz
HALBTAGESSATZ	Halbtagessatz
TAGESSATZ	Tagessatz
MONATSSATZ	Monatssatz
ZUSATZSTUNDE	Zusatzstunde
MITTAGSBETREUUNG	Mittagsbetreuung
SPESEN	Spesen
ANSTELLUNGSART	Anstellungsart
TOPFPUNKTE	Topfpunkte
PUNKTE	Punkte
STUNDEN_PRO_TAG	Stunden pro Tag
TAGE_PRO_WOCHE	Tage pro Woche
SEILBAHNKARTE	Seilbahnkarte
DEPOT	Depot
KLEIDER	Kleider
SCHUHE	Schuhe
HOSE	Hose
JACKE	Jacke
TRAININGSGRUPPE	Trainingsgruppe
GEWICHT	Gewicht
GROESSE	Größe
TRAINER	Trainer
BEREICHSLEITER	Bereichsleiter
LEITENDER_ANGESTELLTER	Leitender Angestellter
PKW	PKW
ARBEITSGENEHMIGUNG	Arbeitsgenehmigung
PARKPLATZ	Parkplatz
UNTERKUNFT	Unterkunft
MONATSSPESEN	Monatsspesen
DIVERSE_SPESEN	Diverse Spesen
LETZTER_EINTRITT	Letzter Eintritt
LETZTER_AUSTRITT	Letzter Eintritt
KRANKENKASSE	Krankenkasse
KIND1_NAME	Kind 1 Name
KIND1_GEBDAT	Kind 1 Geburtsdatum
KIND1_AUSBILDUNG	Kind 1 Ausbildung
KIND2_NAME	Kind 2 Name
KIND2_GEBDAT	Kind 2 Geburtsdatum
KIND2_AUSBILDUNG	Kind 2 Ausbildung
KIND3_GEBDAT	Kind 3 Name
KIND3_NAME	Kind 3 Geburtsdatum
KIND3_AUSBILDUNG	Kind 3 Ausbildung
KIND4_NAME	Kind 4  Name
KIND4_GEBDAT	Kind 4 Geburtsdatum
KIND4_AUSBILDUNG	Kind 4 Ausbildung
KIND5_NAME	Kind 5 Name
KIND5_GEBDAT	Kind 5 Geburtsdatum
KIND5_AUSBILDUNG	Kind 5 Ausbildung
PROVISION	Provision
STUNDEN_PRO_WOCHE	Stunden pro Woche
KOSTEN_PRO_TAG	Kosten pro Tag

Platzhalter Lohnabrechnung Schweiz

Sollte die Skischule keinen Stundenlohn verwenden, muss in der unteren Tabelle anstelle von STUNDENLOHN_ der Name des verwendeten Lohnsatzes verwendet werden (z.B.: TAGESLOHN oder MONATSLOHN). Es ist auch möglich mehrere Lohnsätze in einem Dienstvertrag zu verwenden, das funktioniert aber nur wenn der Lehrer auch beide Lohnsätze eingetragen hat.

Datenbankfeld	Beschreibung
STUNDENLOHN_SATZ	Der Satz des Stundenlohns, in diesem Beispiel 31.40
STUNDENLOHN_FERIENANTEIL	Der Satz + Ferienanteil, in diesem Beispiel 34.00
STUNDENLOHN_TOTAL	Der Satz + Ferienanteil, in diesem Beispiel 34.00
STUNDENLOHN_FERIENANTEIL_PROZENT	Der Ferienanteilsatz als %-Nummer, in diesem Beispiel 8.33%
BVG_PROZENT	BVG Prozentsatz
BEWILLIGUNG_NR	Bewilligungsnummer
FAMILIENZULAGE	Familienzulage
KEIN_AHV_ALV_ABZUG	Kein AHV / ALV Abzug
UVG_NBU_SATZ	UVG NBU Satz
ID_UVG_KATEGORIE	UVG Kategorie
KRANKENPFLEGE	Krankenpflege
KRANKENTAGGELD	Krankentaggeld
KRANKENTAGGELD_PROZENT	Krankentaggeld Prozent
FERIENGELD	Feriengeld
FEIERTAGE	Ferientage
BVG_BETRAG	BVG Betrag
BVG	BVG
QUELLENTARIF	Quellentarif