Grundeinstellungen

Im Hauptmenü Tools können verschiedene Einstellungen zu dem PC, dem Programm und der Datenbank vorgenommen werden. Unter anderem findet sich hier auch ein Testmodus. Wird dieser aktiviert, kann eine Buchung zu Testzwecken durchgeführt werden.

Filialauswahl

Hier kann für jedes Gerät bzw. jeden PC (= Identifikation, Computername) die zugeteilte Filiale hinzugefügt, geändert oder gelöscht werden. Weitere PCs können auch manuell hinzugefügt werden, sofern die Namen der Geräte bekannt sind.

Soll keine Filiale angegeben werden, wird das Filialfeld beim entsprechenden PC geleert und die Einstellung mit Klick auf das Disketten-Symbol gespeichert.

(Programm-)Einstellungen

Die (Programm-)Einstellungen sind in drei Abschnitte gegliedert: Skischule, Filiale und Computer.

Einstellungen im Abschnitt Skischule wirken sich auf das gesamte WS Skischule Programm aus. Somit beeinflussen diese Einstellungen auch den Server und alle Clients, die dieselbe Datenbank verwenden.

Einstellungen im Abschnitt Filiale wirken sich auf alle PCs, die derselben Filiale zugewiesen sind, aus.

Einstellungen im Abschnitt Computer betreffen nur den PC, an dem die Einstellungen angepasst werden. Hier werden auch die Drucker für A4, Quittung, Ticket und Labeldruck hinterlegt und die Druckvorschau für Tickets wird aktiviert bzw. deaktiviert.

Testmodus

Unter Tools – Testmodus – Aktivieren wird der Testmodus aktiviert. Testbuchungen werden so in der Live- bzw. Echtbetriebs-Datenbank erzeugt, weshalb diese auch im Journal in Kursivschrift mit rosafarbenem Hintergrund dokumentiert werden und bleiben. Alles, was im Testmodus bearbeitet wird, bleibt im Live-Modus erhalten. Verkäufe im Testmodus erscheinen jedoch nicht auf den Verkaufsberichten und erzeugen so keinen Umsatz. Der Ausdruck von Tickets, Quittungen, Rechnungen etc. von Testbuchungen wird mit „Testsystem“, „TEST“ bzw. „Trainingsbeleg“ gekennzeichnet.

Nach Beendigung der Testbuchung wird das Programm mit Tools – Testmodus – Deaktivieren wieder in den Echtbetrieb geschalten. Ein nachträglicher Ausdruck von Testbuchungen wird weiterhin als „Test“ gekennzeichnet.

Testbuchungen können nur im Testmodus bearbeitet und storniert werden, umgekehrt können Echtbuchungen nur im Live-Betrieb bearbeitet oder storniert werden.

Grundkonfiguration

Im Hauptmenü können unter Grundkonfiguration alle Grundeinrichtungen wie Gruppenart, Ordner, Profil, Textbausteine, Treffpunkt, Unterrichtszeit, Zahlungsmittel etc. eingestellt werden. Diese Konfigurationen sollten vor Beginn der Saison durchgeführt werden, können aber jederzeit adaptiert werden.

Anrede

Hier sind die Anreden für Gäste, Skilehrer usw. in verschiedenen Sprachen gespeichert. Jeder Anrede kann hier das jeweilige Geschlecht zugewiesen werden. Wird einem Gast eine Anrede mit bereits zugewiesenem Geschlecht hinterlegt, wird auch das Geschlecht automatisch übernommen und beim Gast/Kunden hinterlegt.

Das Anlegen von Anreden ist sinnvoll, wenn WS Skischule auch als Adressdatenbank für Newsletter und andere Aussendungen genutzt wird.

Artikel-Typ

Hier können die Artikeltypen und ihre Ordnungsnummern bearbeitet werden. Diese Funktion dient der Adressauswertung und der Versendung von Newslettern.

Firma

Hier werden UID-Nummern für verschiedene Firmen hinterlegt.

Gruppenart

Hier werden Gruppenarten angelegt und bearbeitet. Die Gruppenarten werden im Artikelstamm, bei der Grobzuteilung, im Rapport, bei der Skilehrerabrechnung, im Gästerennen und im Kalender verwendet.

Die Gruppenbezeichnung und -farbe können nur einmal vergeben werden. Bei jeder Gruppenart können Kürzel, eine Kategorie (übergeordnete Zuteilung der Gruppenarten), Treffpunkt und -zeit sowie Kurszeiten und eine Vor- bzw. Nachbereitungszeit, die dem Skilehrer angerechnet werden soll (ACHTUNG: nur im 15-Minuten-Takt), hinterlegt werden.

Internetkategorie

Die Internetkategorien werden nur für Reservierungsformulare verwendet. Damit Artikel für die Artikelliste exportiert werden können, muss ihnen eine Internetkategorie zugewiesen werden.

Können

Die Könnensstufen sind für jede Skischule individuell anzupassen.

Die verschiedenen Stufen werden im Kalender bei Gruppenkursen, bei der Skilehrerabrechnung sowie bei dem Rapport zur erweiterten Klassifizierung der Gruppe verwendet.

Kurs-Attribute

Hier können individuelle Zusatzleistungen oder weitere Informationen für Kurse hinterlegt werden. Um diese einem Kurs zuzuweisen, gibt es die gleichnamige Funktion im Warenkorb und Kalender.

Ordner

Hier können die Reiterbezeichnungen des Verkaufsfensters festgelegt und angepasst werden.

Mit Doppelklick in die Zeile der Bezeichnung kann die Hintergrundfarbe des Verkaufsreiters festgelegt werden (sofern keine benutzerdefinierten Farben hinterlegt sind).

Profil

Hier wird das Profil, das der Einstufung des Könnens von Gästen und Skilehrern dient, angelegt und angepasst.

Durch die Ordnungsnummern wird die Anordnung der Profile beeinflusst. In den Anforderungen ist unter Profilauswahl während des Verkaufs schnell erkennbar, wie viele Teilnehmer pro Level/Profil die Skischule erwartet.

ACHTUNG: Bei Online-Buchungen wird nur ein Profil beim Ticket eingetragen, wenn das entsprechende Mapping im Artikelstamm ausgeführt wurde. Die Profilbezeichnungen werden im Onlineshop eigens angelegt und durch das Mapping mit dem Profil in WS Skischule verknüpft.

Skigebiet

Die hier eingetragenen Skigebiete können im Kalender und in der Grobzuteilung verwendet werden. So ist z. B. eine Einteilung der Skilehrer nach Skigebiet möglich.

Skilehrer-Funktion

Diese Funktion wird intern zur Einstufung der Skilehrer und für die Meldung bei der Krankenkassa verwendet. Mögliche Skilehrer-Funktionen sind „Skischulleiter“, „Dual. Diplomlehrer“, „Landeslehrer“, „Kinderbetreuungsperson“ etc.

Skilehrer-Kategorie

Kann bei den Skilehrern im Reiter Intern hinterlegt werden. Im Kalender wird die Kategorie in der Skilehrer-Information angezeigt, z. B. „Aushilfe“, „Stammlehrer“ etc.

Staatenliste

Alle weltweit existierenden Staaten sind hier nach Ordnungsnummern aufgelistet. Die Kurzform, Vollform, KFZ Nummer, Vorwahl etc. der einzelnen Staaten können hier von jeder Skischule nach Vorlieben angepasst werden.

Status

Wird bei den Skilehrern verwendet und beschreibt die Position oder Verfügbarkeit des Lehrers innerhalb der Skischule (Reiter Intern), z. B. „Hilfslehrer“, „Chefskilehrer“ etc.

Termine

Hier können verschiedene Zeiträume eingetragen und im Verkauf bei einem markierten Artikel im Warenkorb eingefügt werden. Die Termine beeinflussen Kursbeginn und -ende, jedoch nicht die angegebene Dauer (Tagesanzahl).

Textbausteine

In Textbausteine können Skripte oder Standardtexte für Angebote, Bestätigungen, Rechnungen, Nachsätze, Mails etc. abgespeichert werden. Soll ein Textbaustein in ein Textfeld oder ein Skript eingefügt werden, muss nur das Tastenkürzel Strg + J ausgeführt und dann mit Doppelklick der Baustein ausgewählt werden.

Nach Eingabe des gespeicherten Kürzels und Strg + J wird der Textbaustein direkt eingefügt.

Transfer

Hier können verschiedene Haltestellen und Linien für den Transfer, z. B. eine Buslinie zwischen Treffpunkten, hinterlegt und aktiviert bzw. deaktiviert werden.

Treffpunkt

Hier werden die Treffpunkte der Kurse eingegeben und bearbeitet. Die Anordnung erfolgt durch die Ordnungsnummer.

Nur die hier eingegebenen Treffpunkte stehen im Verkaufsdialog zur Auswahl.

Unterkunft

Unterkunft ist auch zu finden in der Navigationsleiste unter Adressen – Unterkunft. Hier können Unterkünfte eingetragen und mit Kontaktinformationen, Rabattvergabe, Provision sowie frei definierbaren Feldern erweitert werden.

Unterrichtszeiten

Hier werden die häufigsten Treffzeitpunkte und Unterrichtszeiten hinterlegt. Diese werden im Artikelverkauf, Artikelstamm und Kalender bei Kurseingabe etc. durch Rechtsklick in das Feld der Treff- oder Unterrichtszeit aufgerufen und nach Doppelklick auf die Zeitauswahl automatisch übernommen.

Währung

Hier werden verschiedene Währungen samt Wechselkurs für den Ticketverkauf angelegt und bearbeitet.

Der Wechselkurs aktualisiert sich nicht automatisch.

Zahlungsmittel

Alle Zahlungsmittel, die für Ticketverkauf, Bezahlung, Stornierung etc. benötigt werden, sind hier hinterlegt. Die Zahlungsmittel können hier bearbeitet oder ergänzt werden. Barumsätze sind Zahlungen mit Kreditkarten, EC-Karten, in Bar und mit Gutscheinen und sollten dementsprechend vermerkt sein. Bei allen Bar-Verkäufen oder -Stornos werden automatisch Quittungen gedruckt.

ACHTUNG: Die Zahlungsmittel Undefiniert, Offen und Zahlungssplit sind Standardeinstellungen, die nicht gelöscht werden dürfen.

Die Anordnung im Ticketverkauf erfolgt durch die vergebene Ordnungsnummer.